POS - Kasse

Inhaltsverzeichnis

Modul aktivieren und Lizenzen

Für die Modulaktivierung wenden Sie sich bitte an den Vertrieb der actindo AG unter der Telefonnummer 089 8906735-0 oder senden Sie uns eine E-Mail an die Adresse info@actindo.de. Das Modul steht Ihnen ab dem Paket Commerce Advanced zur Verfügung. Die Authentifizierung wird mittels der Zugangsdaten Ihres Benutzerprofils durchgeführt.

Anforderungen

Für den Einsatz des Point of Sale (PoS) von Actindo benötigen Sie folgende Programme, Apps und Hardware:

  • Breitband Internet Anschluss mit mindestens 5 Mbit/s und unterbrechungsfreier Versorgung
  • Google Chrome (neuste Version)
  • Google Chrome Actindo POS App
  • Java in (neuste Version)
  • Windows 7 oder höher


Damit Ihnen der Bedienung leichter fällt, empfehlen wir Ihnen die Nutzung von weiterer Hardware:

  • Touchscreen mit mindestens 1600 x 900 Bildpunkten
  • Bondrucker mit mindestens 54 mm Breite und 27 mm Höhe
  • Barcode Scanner mit folgender Reihenfolge: Strg + F7 / Barcodescan / Return

Einrichtung des Point of Sale

Download von Google Chrome

Rufen Sie sich die Webseite http://www.google.de/chrome/browser/desktop/ auf. Mit einen Klick auf "Chrome herunterladen" können Sie das Programm auf Ihre lokale Festplatte laden. Öffnen Sie das Programm und installieren Sie sich Google "Chrome" auf Ihrem Computer.

Installation von Java

Unter der URL http://www.java.com/de/download/ können Sie immer die akutellste Version von Java runterladen. Laden Sie die Datei auf die lokale Festplatte und installieren Sie sich Java auf dem Computer. Bitte benutzen Sie nur die 32Bit Version von Java!

Installation der Google Chrome Actindo POS App

Zur Installation der App rufen Sie sich bitte diesen Link auf: http://chrome.google.com/webstore/detail/actindo-erp-suitepos/hcmmcnenlgchjmkgpclbpepjfmldfcei

Installieren Sie die App nun für Ihren "Chrome" Browser, indem Sie auf "hinzufügen" klicken. Schließen Sie nun den Schritt ab, indem Sie nochmal die App hinzufügen.

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Installation des APS Lite

Leider hat sich Google für den Webbrowser "Chrome" dazu entschieden, die NPAPI (Schnittstelle) einzustellen. Dies führt dazu, dass die Nutzung des POS in Verbindung mit Java nicht mehr verfügbar sein wird.

Das Resultat wäre, dass Bons aus dem POS nicht mehr direkt gedruckt werden könnten und vorher als PDF generiert werden müssten, wie es bereits in der Faktura der Fall ist.

Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, das Modul APS, das aktuell nur ERP-Kunden vorenthalten ist, in einer kleineren Variante allen Kunden anzubieten.

Die Einrichtung des sogenannten APS-Lite ist ab dem 17.06.2015 verfügbar und kann auch bei bestehenden POS-Systemen nachgerüstet werden.

APS ist aktuell nur für Windows verfügbar!

Download des APS: Sie können immer die aktuelle APS-Version in Ihrem Actindo-Account, unter dem Punkt "Support & Helpcenter" downloaden. Sollte dies nicht möglich sein, erhalten Sie den aktuellen Clint unter folgendem Link:

http://wiki.actindo.de/index.php?title=Datei:ActindoPrintSystem-1.2.0.zip


Bei dem APS-Lite handelt es sich um ein Client basierendes Tool, das auf Java-Basis läuft. Es muss auf jeden Kassen-PC installiert werden, der selbst auf einen lokalen Drucker zugreift. Sollten Sie mit mehreren Kassen beispielsweise A4-Rechnungen drucken, die auf einen Netzwerkdrucker zugreifen, so muss das APS nur auf 1 Kassen-PC installiert werden. Wenn allerdings die Kassen-PC's lokale Bondrucker haben, so müsste auf jeden Rechner das APS lokal installiert werden. Dieses Beispiel behandelt exakt diesen Fall, mit zwei Kassen PC's.

Legen Sie die Datei unter C:\Program Files (x86)\ActindoIQS ab, erstellen Sie sich am besten auch gleich einen Shortcut auf Ihrem Desktop. Damit der Client funktioniert, muss ein Benutzer in Actindo angelegt werden. Sie finden das Menü unter Systemeinstellungen -> Grundeinstellungen -> Benutzerverwaltung. Legen Sie nun einen Benutzer an, achten Sie bitte unbedingt darauf, dass "Login in API erlaubt" ausgewählt ist.

Öffnen Sie sich abschließend das APS und geben Sie folgende Daten ein:

Benutzername: Benutzername des gerade angelegten Users
Password: Passwort des gerade angelegten Users
Mandant: Ihre Kundennummer
Clientname: Diesen Namen können Sie frei wählen. Unser Vorschlag, einen Mix aus Kundennamen und Initialen


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Nach einen Klick auf "Login" startet nun der APS Client. Sie können diesen nun minimieren, er läuft selbstständig im Hintergrund weiter.

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Nun muss das APS noch in Actindo eingerichtet werden. Hierzu öffnen Sie sich bitte die Einstellungen unter Systemeinstellungen den Punkt "Druck".

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In diesem Beispiel soll für den Bondruck der lokale Drucker Epson TM-88IV genutzt werden. Es soll zudem auch A4-Rechnungen, der Kassensturz, Picklisten und Gutscheine durch einen Netzwerk-Laserdrucker angesteuert werden. Wählen Sie daher in der ersten Spalte im Ausdruck-Modus "Direkt über Drucker" aus, unter Client geben Sie den von Ihnen vergebenen Clientnamen an. Unter dem Punkt "Drucker" wählen Sie den entsprechenden Drucker aus, zusätzlich muss ein Medium und ein Fach gewählt werden, wobei letzteres in der Regel auf "automatic" gestellt wird.

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Das APS greift auf alle des Clients installierten Drucker zu. Hat der Drucker mehrere lokale oder entfernte installierte Netzwerkdrucker, so können mehrere Kassen über ein APS drucken. Sofern alle Kassen einen separaten Bondrucker haben, muss das Prozedere wiederholt werden.

Sollten Sie einstellen wollen, dass Sie ausschließlich nur A4-Rechnungen drucken möchten, müsste die Einstellungen wie auf den unteren Screenshot eingestellt werden.

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Das Setup ist nun abgeschlossen, Sie können mit dem POS direkt drucken, ohne dass vorher eine PDF generiert werden muss.

POS Voreinstellungen

Damit die Funktionalität des POS gegeben ist, sind außerhalb des Moduls noch wichtige Einstellungen zu treffen.

EC- und Kreditkarten-Verrechnungskonten anlegen

Alle EC-Kartenzahlungen werden in die Finanzbuchhaltung übernommen. Hierzu wählen Sie das dafür vorgesehene EC-Verrechnungskonto, Kostenstellenkonto sowie ein Kostenträgerkonto aus. Wechseln Sie auf das Modul "Buchhaltung". Die passenden Verrechnungskonten werden in der Buchhaltung unter Stammdaten -> Stammdaten anlegen erstellt. Sollten Sie einerseits EC Kartenzahlungen und Kreditkartenzahlungen anbieten, so muss dieser Schritt zwei Mal durchgeführt werden.

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Wir empfehlen Ihnen für den SKR 03 das Konto 1361 als EC-Verrechnungskonto, bzw. 1362 als Kreditkarten-Verrechnungskonto anzulegen. Im SKR 04 wären die Konten 1461, bzw. 1462. Bitte stimmen Sie diese Konten mit Ihrem Steuerberater ab.

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Laufkunde anlegen und als Standard auswählen

Das POS muss Barrechnungen selbstverständlich buchhalterisch erfassen. Dies erfolgt über einen sogenannten Laufkunden, der bei der Accounteinstellung manuell angelegt werden. Wechseln Sie hierzu in die Faktura und wählen Sie unter Kunden / Lieferanten den Punkt "Anlegen" aus.

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Legen Sie nun einen Kunden an. Geben Sie ein paar Felder an, alle Felder müssen selbstverständlich nicht angegeben werden. Geben Sie bitte, sofern nicht anders vergeben, die Kundennummer 10000 an. Diese Nummer ist die erste im Nummernkreis von Actindo und lässt sich immer leicht finden.

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Ist der Kunden nun abgespeichert, muss dieser noch in den Einstellungen hinterlegt werden. Öffnen Sie nun in die Faktura-Einstellungen unter Einstellungen -> Faktura

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Unter Verbuchung -> Belegverbuchung geben Sie nun in den Barverkaufsrechnungen unter "Kundennummernvorgabe" die gerade vergebene Kundennummer an.Schließen Sie nun den Prozess ab, indem Sie mit "OK" die Fakturaeinstellungen speichern.

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POS Einstellungen

Abschließend müssen die Grundeinstellungen für einen reibungslosen Betrieb korrekt gesetzt werden. Öffnen Sie sich das POS und wählen Sie die entsprechende Kasse aus.

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Oben rechts gelangen Sie nun in die Einstellungen des POS.

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Sie befinden sich nun in den Grundeinstellungen des POS.

Folgende Einstellungen können Sie setzen:

Kassenname: Je nachdem, wieviele Kassenlizenzen Sie gebucht haben, macht es Sinn, die Kassen korrekt und eindeutig zu benennen. In diesem Beispiel wurde die Kasse "1" genannt.

Barbeleg anlegen bei Kundenauswahl: Wir empfehlen Ihnen, diese Einstellung auf "Ja" zu setzen.

Lagerentnahme aus: Geben Sie aus, aus welchen Lager das POS die Ware entnehmen darf. Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, den Lagerbestand zwischen Ladengeschäft und Online-Geschäft zu trennen.

Lagerbestand: Hier können Sie ein Aktualisierungs-Intervall einstellen. Wir empfehlen Ihnen immer, die Einstellung auf "Live aktualisieren" zu stellen.

Standard-Preisgruppe: Wählen Sie eine Preisgruppe aus, die für das POS greifen soll. Sie können selbstverständlich auch für Kunden spezielle Preisgruppen verwenden, die dann für das POS ebenfalls gelten.


Differenzen bei Kassenabschluss verbuchen: Hier können Sie einstellen, ob die Differenzen im Kassenbuch erfasst werden sollen, oder nicht. Unsere Empfehlung ist, diese Funktion zu aktivieren.
Kassenkonto: Geben Sie ein Kassenkonto an, das separat des Firmenkassen-Kontos geführt wird.

Kostenstelle: Geben Sie hier ggf. eine Kostenstelle an.

Kostenträger: Geben Sie hier ggf. einen Kostenträger an.


EC-Zahlung in FiBu erfassen: Wenn Sie EC-Zahlungen im System erfassen möchten, müssen Sie diese Einstellung auf "Ja" stellen.

EC-Verrechnungskonto: Geben Sie ein Verrechnungskonto an.

Kostenstelle: Geben Sie optional eine Kostenstelle an.

Kostenträger: Geben Sie optional einen Kostenträger an.


Kreditkarten(KK)-Zahlung in FiBu erfassen: Wenn Sie Kreditkarten-Zahlungen im System erfassen möchten, müssen Sie diese Einstellung auf "Ja" stellen.

KK-Verrechnungskonto: Geben Sie ein Verrechnungskonto an.

Kostenstelle: Geben Sie optional eine Kostenstelle an.

Kostenträger: Geben Sie optional einen Kostenträger an.


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Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Favoriten einzustellen. Oben links können Sie die Anzahl der Favoriten einstellen. Haben Sie sich für eine Anzahl entschieden, können Sie nun die Artikel hinterlegen.

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Außerdem können Sie noch den Belegdruck konfigurieren.

Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Druckoptionen beim Checkout anzeigen: Nachdem ein Einkauf im POS abgeschlossen wurde, können Sie mit dieser Einstellung festlegen, ob die Druckoptionen bei Abschluss des Prozesses durchgeführt werden sollen.

Bondruck aktiv: Diese Einstellung sollten Sie immer auf "Ja" stellen, auch wenn Sie den A4-Rechnungsdruck nutzen.

Picklistendruck aktiv: Sofern Sie einen Picklistendruck verwenden möchten, können Sie diesen hier aktivieren.

A4-Rechnungsdruck aktiv: Sofern Sie einen A4-Rechnungsdruck verwenden möchten, können Sie diesen hier aktivieren.

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Zuletzt können Sie den Bondruck konfigurieren. Sie können Logos hochladen, die Textgröße bestimmen und viele weitere Einstellungen vornehmen.

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POS Oberfläche

Die POS Oberfläche beinhaltet sehr viele Funktionen, die wichtig für den täglichen Betrieb des Systems sind. Damit Ihnen die Bedienung leicht fällt, erklären wir Ihnen die einzelnen Bereiche genauer. Das Actindo POS ist Touchscreen optimiert, damit die Bedienung im Live-Betrieb leichter fällt.

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Favoriten

Sofern die Favoriten eingerichtet worden sind, können Sie den entsprechenden Artikel einfach antippen, um ihn in den aktuellen Einkauf zu übernehmen.

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Kunden

Wie bereits beschrieben, müssen Sie in den Fakturaeinstellungen einen Laufkunden hinterlegen. Dieser wird Ihnen auch neben dem Button "Kunde" angezeigt. Sie können sozusagen immer nachvollziehen, auf welchen Kunden der Beleg gebucht wird.

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Wenn Sie nun auf den Button "Kunden" tippen, öffnet sich nun die angelegten Kunden. Wählen Sie nun einen Kunden aus und tippen Sie auf "OK".

Wichtig: Diesen Schritt können Sie auch vereinfachen, indem Sie aus der Actindo Faktura Kundenkarten drucken. Diese können Sie dann Kunden mitgeben, beim Scan der Karten wird dann der korrekte Kunde gefunden und aufgerufen. Sollte dem Kunde eine gewisse Preisgruppe zugeordnet sein, wird diese auch automatisch im POS übernommen.

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Mit dem Button "Kde-Info" können Sie sich die Details des gerade ausgewählten Kunden anzeigen lassen. Der erste Reiter "Allgemein" zeigt Ihnen, wie der Titel schon sagt, allgemeine Daten an.

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Im nächsten Tab werden Ihnen sämtliche offenen Faktura Rechnungen angezeigt. Mit dieser Funktion können beispielsweise Selbstabholer bedient werden.

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Im dritten Tab werden Ihnen die Faktura Gutschriften angezeigt. Dieser Menüpunkt kann Ihnen helfen, gutgeschriebene Beträge Bar auszuzahlen.

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Der nächste Tab zeigt Ihnen die aktuellen Leihbelege an. Dieser Bereich kann genutzt werden, um einen bestehenden Leihbeleg aufzurufen.

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Der letzte Tab zeigt Ihnen die Lagerbewegungen des ausgewählten Kunden auf.

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Tastatur

Damit die Eingabe im POS nicht über eine Tastatur, sondern über den Touchscreen direkt erfolgen kann, gibt es eine Bildschirmtastatur, über der Sie bequem tippen können.

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Prozent- und Löschbutton

Mit diesem beiden Buttons können Sie einen Prozent-Rabatt hinzufügen, sowie den in der Liste befindlichen Artikel wieder löschen, wenn dieser nicht gebraucht wird.

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Positionseingabe

Über die Positionseingabe können Sie nach Artikel suchen, die sich in Actindo befinden. Sie erhalten auch gleichzeitig die Info, wieviel Artikel auf Lager sind. Unsere Empfehlung ist allerdings, dass Sie eher auf einen Barcode Scanner zurückgreifen, da die manuelle Variante sehr zeitraubend ist.

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Nummernfeld

Das Nummernfeld ermöglicht es Ihnen, auf die Hardware, wie die Tastatur zu verzichten. Sie funktioniert in Kombination mit der Tastatur und ermöglicht es, Preise, Prozente oder ähnliches einzugeben.

Sehr wichtig sind auch die Buttons "Bar", "EC", "RE" und "KK". Es handelt sich hierbei um die Zahlungsart, die der Kunde wählen kann und sogleich um den Start des Checkout Prozesses.

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Bei der Auswahl "Bar" öffnet sich nun ein Fenster, das Ihnen genau mitteilt, wie viel Geld der Kunde Ihnen geben muss. Sie können auch einen Betrag angeben, den der Kunde Ihnen gegeben hat. es wird Ihnen außerdem angezeigt, wie viel Rückgeld der Kunde erhält.

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Bei der Auswahl "EC", oder "KK" wird Ihnen lediglich angezeigt, wie viel Sie im EC- oder Kreditkartenterminal eingeben müssen. Mit dem Button "Weiter" bestätigen Sie die Zahlung.

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Mit der Auswahl "RE" können Sie angeben, dass der Kunde auf Rechnung zahlt. Diese Auswahl ist allerdings nur möglich, wenn Sie vorher einen expliziten Kunden ausgewählt haben. Sollten Sie den Laufkunden ausgewählt haben, erhalten Sie die Fehlermeldung aus dem Screenshot unten.

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Detailfelder

In den Detailfeldern haben können Sie Ihre Beleg- und Artikeldetails einsehen.

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Artikelsuche

Mit diesem Button können Sie, zusätzlich zur Positionseingabe, nach Artikeln suchen.

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Sie erhalten eine Liste Ihrer Artikel und können gleichzeitig den Brutto und Nettopreis einsehen, sowie den aktuellen Lagerbestand. Dieser Bereich bietet sich an, wenn Sie Kundenauskünfte bearbeiten möchten.

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Bon nachdrucken

Mit dieser Funktion können Sie Bons auf Kundenwunsch nachdrucken.

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Nach Auswahl dieser Funktion haben Sie die Wahl, dem Kunden einen Bon, oder eine A4-Rechnung zu drucken. Zusätzlich können Sie eine Pickliste nachdrucken, sollte diese verloren gegangen sein.

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Bon parken

Sollte ein Kunde gerade zufällig nicht zahlen können, so haben Sie die Möglichkeit, den Bon zu parken. Die enthaltene Ware wird somit vom Lagerbestand reserviert.

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Rückgabe

kommt es zu einer Rückgabe, können Sie über diesen Button den Prozess umsetzen.

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Suche Sie sich hierzu den entsprechenden Beleg aus dem System, geben Sie an, welche Artikel zurückgegeben werden sollen und wählen Sie den Button "Rückgabe" aus. Beachten Sie, dass wir Ihnen ausdrücklich empfehlen, den Button "Rückgabe" zu verwenden und nicht "Beleg Stornieren".

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Gutscheine

Selbstverständlich können Sie für Ihr Ladengeschäft Gutscheine erstellen, die Sie Ihrem Kunden ausstellen und einlösen können. Beachten Sie, dass wir diese Funktion ausschließlich mit einen korrekt parametrierten Barcodescanner unterstützen.

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Unter "Gutschein erstellen" können Sie für einen Kunden einen Gutschein anlegen. Geben Sie einen Wert an und geben Sie an, ob dieser auf einen speziellen Kunden beschränkt ist. Danach wird ein eindeutiger Gutscheincode generiert, der dann als Bon oder als Label gedruckt werden kann.

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Unter "Gutscheinliste" können Sie alle erstellten Gutscheine einsehen und ggf. nochmals nachdrucken.

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Leihbelege

Sie haben mit unserem POS auch die Möglichkeit, Ihren Kunden Artikel auszuleihen, um beispielsweise eine Bewertung des Artikels vor Ort zu ermöglichen. Hierfür wird der sogenannte Leihbeleg verwendet, der allerdings nur durch Auswahl eines spezifischen Kundens erstellt werden kann.

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Unter dem Button "Leihbelege bearbeiten" können Sie sich die noch offenen Leihbelege anzeigen lassen und diese sich wieder aufrufen.

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Barentnahme

Natürlich müssen Entnahmen aus der Kasse ebenfalls erfasst werden. Hierfür können Sie diese Funktion nutzen.

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Sie können unter "Barentnahme" einen Betrag, sowie einen Grund angeben. Schließen Sie diesen Schritt mit "OK" ab.

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In der Barentnahmeliste können einsehen, wann und wer eine Entnahme durchgeführt hat.

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Bareinlage

Bareinlagen müssen, wie Entnahmen, auch erfasst werden. Dies erfolgt über diese Funktion des POS.

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Sie können unter "Neue Bareinlage" einen Betrag, sowie einen Grund angeben. Schließen Sie diesen Schritt mit "OK" ab.

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In der Bareinlageliste können einsehen, wann und wer eine Einlage durchgeführt hat.

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Kassensturz und Tagesabschluss

Selbstverständlich können Sie mit dem Actindo POS Kassenstürze und Abschlüsse erfassen.

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Wenn Sie einen Kassensturz durchführen möchten, müssen Sie die Anzahl der in der Kasse befindlichen Geldmenge angeben. Geben Sie auch an, wie viel Geld Sie aus der Kasse entnehmen. Des Weiteren können Sie einstellen, ob hierfür ein Bon gedruckt werden soll. Rechts werden Ihnen auch eine Soll, oder eine Ist-Menge angezeigt. Mit dem Button "Tagesabschluss" können Sie den Vorgang abschließen.

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In der Kassensturzliste können Sie sich alle vergangenen Kassenstürze anzeigen lassen.

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Synchronisation

Optional haben Sie die Möglichkeit, die Daten nochmals zu synchronisieren. Da das POS sämtliche Daten bereits beim Start abruft und Lagerdaten live abgeglichen werden, ist dieser Punkt im Normalfall nicht für Sie relevant.

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