Notification

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Das Actindo Notification Framework ermöglicht die automatische Abarbeitung verschiedenster Prozesse bei der Durchführung eines bestimmten Events. Es kann ausschließlich für Commerce Professional und ERP Kunden mit einem unterschriebenen BETA Vertrag freigeschaltet werden.

Übersicht

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der möglichen Systemprozesse, sowie der möglichen hierfür zu definierenden Aktionen: Folgende Systemprozesse dienen dem Auslösen einer Aktion in Actindo:

Bereich Automator

Automator

Beschreibung: Dieser Bereich ermöglicht die interne Benachrichtigung zuständiger Mitarbeiter beim der Ausführung verschiedener Automator-Jobs, sowie der damit verbundenen Status.

Bereich Belege

Zahlungsverbuchung

Beschreibung: Dieser Prozess beschreibt den Ausgleich eines offenen Postens in der Finanzbuchhaltung.

Belegstornierung

Beschreibung: Die Stornierung eines Belegs in der Faktura über das Kontextmenü, aufzurufen per rechter Maustaste.

Belegerzeugung

Beschreibung: Die Erzeugung eines neuen Beleges in der Faktura, wahlweise manuell oder durch Import einer Bestellung aus einem der angebundenen Abverkaufskanäle.

Lieferungsbestätigung

Beschreibung: Die Übergabe der Kommission an den Versandanbieter („Export zum Versand“)

Beleglöschung

Beschreibung: Das manuelle Löschen eines Beleges in der Faktura über das Kontextmenü, aufzurufen per rechter Maustaste.

Re-Import vom Versand

Beschreibung: Die Übernahme der Trackingdaten Ihres Versandanbieters und Faktura und die Zuweisung der Trackingnummern zu den betreffenden Lieferscheinen.

Shop-Belegimport

Beschreibung: Der Import von Belegen von einem der angebundenen Abverkaufskanäle.

Belegaktualisierung

Beschreibung: Die manuelle Änderung eines Belegs über den Punkt „Beleg bearbeiten“ im Kontextmenü und die damit verbundene, erneute Verarbeitung.

Bereich Kunden

Kundenerzeugung

Beschreibung: Die Neuanlage eines Kunden, wahlweise manuell oder durch Übernahme einer Bestellung aus einem der angebundenen Abverkaufskanäle und der damit verbundenen Erzeugung eines Kundenkontos.

Kundenlöschung

Beschreibung: Die manuelle Löschung eines Kunden über die Faktura oder die Finanzbuchhaltung

Kundenupdate

Beschreibung: Die manuelle Änderung der Stammdaten eines Kunden über die Faktura oder Finanzbuchhaltung.

Bereich Artikel

Artikelerzeugung

Beschreibung: Die Neuanlage eines Artikels in der Actindo Faktura oder den Import neuer Artikel und die damit verbundene Erzeugung in Actindo, aus einem der angebundenen Abverkaufskanäle.

Artikellöschung

Beschreibung: Die manuelle Löschung eines Artikels in der Faktura.

Artikelmindestbestand erreicht

Beschreibung: Das Erreichen des im Reiter „Lieferantenzuordnung / Bestellwesen“ hinterlegten, oder durch die Nutzung der Lagerreichweitenkalkulation berechneten Mindestbestands.

Shop-Artikelimport

Beschreibung: Der Import von Artikeln aus dem Webshop oder einem der angebundenen Abverkaufskanäle.

Artikel-Shopupload

Beschreibung: Der Upload von Artikeln aus der Faktura an Ihren Onlineshop.

Artikelupdate

Beschreibung: Die manuelle Änderung eines Artikels in der Faktura und das damit verbundene Speichern der Änderungen.

Beschreibung

Folgende Aktionen stehen für das Notification-Framework zur Verfügung:

Amazon-Versandstatus-Aktualisierung

Dieser Job ermöglicht die Übertragung verschiedener Daten zu einer Bestellung an Amazon. Explizit werden hier eine Versandmarkierung gesetzt, sowie die Trackingnummer zu einer Bestellung an Amazon übertragen.

Zahlung capturen

Der Job „Zahlung capturen“ wird für Zahlungsanbieter, wie bsp. Payone benötigt. Ist dieser Job aktiv, wird bei der Auslösung dieser Aktion die Kreditkarte des Kunden in Höhe des jeweiligen Betrags belastet. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte dem Absatz „Workflow mit dem Notification Framework“ und dort dem Unterpunt „Capturen von Zahlungen“.

Ebay-Versandstatus-Aktualisierung

Dieser Job ermöglicht die Übertragung verschiedener Daten zu einer Bestellung an Ebay. Explizit werden hier eine Versandmarkierung gesetzt, sowie die Trackingnummer zu einer Bestellung an Ebay übertragen.

E-Mail Versand

Dieser Job löst bei Aktivierung den Versand einer E-Mail mit vordefiniertem Text aus. Der Text kann wahlweise direkt bei der Definition des Jobs, oder alternativ in Form eines Textbausteins hinterlegt werden.

E-Mail Versand mit Beleganhang

Dieser Job löst bei Aktivierung den Versand einer E-Mail mit vordefiniertem Text, sowie ausgewählten Belegen aus dem jeweiligen Kundenvorgang aus. Der Text kann wahlweise direkt bei der Definition des Jobs, oder alternativ in Form eines Textbausteins hinterlegt werden. Die zu sendenden Belege werden bei Anlage des Aktionengewählt und werden bei Durchführung des Aktionendem jeweils betreffenden Kundenvorgang entnommen.

Shopstatus-Aktualisierung

Dieser Job löst eine Änderung des Shopstatus der betreffenden Bestellung aus.

SMS-Versand

Dieser Job löst den Versand einer SMS aus, um den Kunden mit einem vordefinierten Text zu benachrichtigen. Der Versand erfolgt über einen Drittanbieter, an die im Kundenvorgang angegebene Mobilfunknummer. Die Preise für den SMS-Versand entnehmen Sie bitte der entsprechenden Preisliste.

Konfigurieren des Notification Frameworks

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Auf dem oben angegebenen Screenshot erkennen Sie die Hauptmaske des Notification Framework. Diese Maske bietet Ihnen Zugriff auf bestehende Jobs, sowie die Möglichkeit, neue Aktionen anzulegen. Über den Button „Hinzufügen“ erhalten Sie die Maske Erstellung neuer Benachrichtigungsjobs.

Diese Maske ist wie folgt gegliedert:

Bereich: Ereignis

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In diesem Bereich finden Sie die verschiedenen Systemprozesse, zu welchen einzelne Aktionen definiert werden können. Je Prozess besteht die Möglichkeit, mehrere Aktionen hinterlegt und somit mehrere Jobs für denselben Prozess definiert werden. Nähere Informationen zur Definition der Prozessketten finden Sie im Bereich „Workflow mit dem Notification Framework“

Bereich: Aktion

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Hier finden Sie die Möglichkeit, einen Job, sowie dessen Position in einer Prozesskette festzulegen. Unter „Bezeichung“ ist hier der Namer des anzulegenden Jobs anzugeben. Zu empfehlen ist hierbei, die Bezeichnung entweder anhand der direkten Funktionsweise („Mindestbestand für Artikel erreicht“) oder zusätzlich der Position in der Prozesskette („Versandbestätigung 1/4“) zu wählen. Das Dropdownfeld „Aktiv“ schaltet den angelegten Job entsprechende seiner Einstellung entweder aktiv oder inaktiv. Die Aufrufreihenfolge steuert hierbei die Position, an welcher der angelegte Job in einer Prozesskette abgearbeitet wird. Die „Aktion“ steuert den Inhalt des angelegten Jobs („Was möchte ich mit dieser Aktion bezwecken?“) Der nachfolgende Bereich ändert sich entsprechend der Art des gewählten Jobs auf eine individuelle Eingabemaske.

Fallbeispiel 1

Auf den nachfolgenden Screenshots erläutern wir Ihnen die Erstellung einer Prozesskette, welche bei der Übernahme von Trackingdaten Ihres Versandanbieters, dem sogenannten „Re-Import vom Versand“ zum Tragen kommt.

Job 1: Der Versand der Trackingdaten an Ihre Kunden

Im ersten Schritt erstellen wir einen Job zum Versand der Trackingdaten in Form einer Freitext-Email an Ihre Kunden. Der Job wird ausgelöst, sobald der Re-Import vom Versand durchgeführt wurde. Dies kann entweder manuell über den entsprechenden Bereich der Faktura oder über einen Automator-Job (nähere Informationen hierzu entehmen Sie bitte dem Bereich „Automator“ unseres Wiki) erfolgen.


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Für diesen Schritt werden folgende Einstellungen getroffen:

Aktion:

Bezeichnung: „Versandbestätigung 1/4" (Die Bezeichnung des von uns angelegten Jobs nebst Reihung in der Prozesskette)

Aktiv: Ja (Der angelegte Job ist aktiv und arbeitet)

Aufrufreihenfolge: 1 (Dieser Job wird in der anzulegenden Kette zuerst ausgeführt)

Aktion: E-Mail Versand (Wir senden unserem Kunden die Trackingdaten per E-Mail zu.

Ausführen wenn: Dieser Bereich ermöglicht eine Einschränkung des auszuführenden Jobs. In unserem aktuellen Beispiel ist dies die Sicherstellung, dass ein Versand der angelegten E-Mail nur erfolgt, wenn für den Kundenbeleg eine Trackingnummer (Sendungsnummer) importiert wurde.

Zu wählen ist daher diese Option wie folgt: Nur auslösen falls Trackingdaten vorhanden: Ja

Aktionsparameter:

Die Aktionsparameter definieren den exakten Ablauf des Jobs, sowie dessen Inhalt. In unserem Beispiel ist dies wie folgt:


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Empfänger: #dk_email# (Die E-Mail Adresse des Empfängers. Wir haben hierzu einen Platzhalter gewählt, welcher dynamisch durch die E-Mail Adresse des jeweiligen Kunden ersetzt wird. Sie finden diese Platzhalter durch einen Klick auf das Symbol auf der rechten Seite des Eingabefelds.

Betreff: Ihre Bestellung #order_id# wurde versendet (Der Betreff der E-Mail. Auch hier wurde ein Platzhalter, in diesem Fall die Bestellnummer, verwendet.)

E-Mail Text: Unter dem Betreff finden Sie die Eingabemaske für einen Freitext der E-Mail.

Wir haben hier einen Text inklusive Platzhalter für die Trackingnummer(n) gewählt:


Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben Ihre Bestellung soeben an den Versanddienstleister übergeben.

Sie können den Status Ihrer Bestellung unter der folgenden Sendungsnummer auf der Webseite des Versandanbieters einsehen:

#tracking_nos#

Wir bitten um Verständnis, dass die Aktivierung der Sendungsnummer seitens des Versandanbieters bis zu 24 Stunden dauern kann.

Vorlage: Aus dem hier angebotenen Feld kann ein bestehender Textbaustein gewählt werden, welcher anstelle des Freitextes verwendet werden soll.

Job 2 & 3: Die Übertragung der Versandinformation, sowie der Trackingdaten an die Marktplätze Ebay und Amazon

Im zweiten Schritt legen wir fest, welche Marktplätze per angelegten Jobs aktualisiert werden sollen. Gemäß der nachfolgend getroffenen Einstellungen werden sowohl Bestellungen vom Marktplatz Ebay, als auch Bestellungen vom Marktplatz Amazon berücksichtigt.


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Aktion:

Bezeichnung: „Versandbestätigung 2/4" bzw. „Versandbestätigimg 3/4" (Die Bezeichnung des von uns angelegten Jobs nebst Reihung in der Prozesskette)

Aktiv: Ja (Der angelegte Job ist aktiv und arbeitet)

Aufrufreihenfolge: 2 bzw. 3 (Dieser Job wird in der anzulegenden Kette zuerst ausgeführt)

Aktion: Amazon-Versandstatus-Aktualisierung bzw. Ebay-Versandstatus-Aktualisierung (Wir lassen durch Actindo die Information setzen, dass der Versand der Bestellung erfolgt ist und übertragen die importierten Sendungsnummern.

Job 4: Der Versand der Trackingdaten an Ihre Kunden

Der vierte und letzte Schritt unseres Fallbeispiels zeigt die Aktualisierung des Shopsstatus für die an Ihren Account angebundenen Onlineshops.


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Aktion:

Bezeichnung: „Versandbestätigung 4/4" (Die Bezeichnung des von uns angelegten Jobs nebst Reihung in der Prozesskette)

Aktiv: Ja (Der angelegte Job ist aktiv und arbeitet)

Aufrufreihenfolge: 2 bzw. 3 (Dieser Job wird in der anzulegenden Kette zuerst ausgeführt)

Aktion: Amazon-Versandstatus-Aktualisierung bzw. Ebay-Versandstatus-Aktualisierung (Wir lassen durch Actindo die Information setzen, dass der Versand der Bestellung erfolgt ist und übertragen die importierten Sendungsnummern.

Aktionsparameter:

Shop-Status (Shop X): „Komplett abgeschlossen“ (Der Status, welchen die Bestellung im jeweils betreffenden Onlineshop erhalten soll)

Die Prozesskette wurde erfolgreich erstellt

Mit Abschluss der oben angegebenen Punkte haben wir nun die Prozesskette festgelegt, welche beim Import von Trackingnummern, zur Benachrichtigung Ihrer Kunden, erfolgen soll.

Einstellen besonderer Aktionen

In den folgenden Schritten erläutern wir Ihnen die Erstellung besonderer Aktionen, welche optional, zusätzlich in die Prozessketten eingefügt werden können, oder nur in bestimmten Konstellationen auftreten.

Capturen von Zahlungen

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Bietet man die Zahlungsart „Kreditkarte“ an ist es zu empfehlen, einen Capture des Betrages, sprich die Belastung der Kreditkarte erst nach Abschluss des Versands und in der Höhe des Versandbetrags durchzuführen. Zahlungsanbieter, wie bspw. PAYONE setzen dies voraus. Zu diesem Zweck wird ein neuer Job für das Ereignis „Lieferungsbestätigung“ angelegt und mit der Aktion „Zahlung capturen“ versehen und das entsprechende Fibu-Konto angelegt. Somit wird bei Übergabe der Kommissionen zum Versandanbieter automatisch die Kreditkarte des Kunden in Höhe des Betrags der versendeten Artikel, belastet.

Versand von Informationen per SMS

Der SMS-Versand bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kunden neben dem Versand per E-Mail, auch per Instant Message (SMS) zu benachrichtigen.


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Für diesen Schritt werden folgende Einstellungen getroffen:

Aktion:

Bezeichnung: „Versandbenachrichtigung" (Die Bezeichnung des von uns angelegten Jobs)

Aktiv: Ja (Der angelegte Job ist aktiv und arbeitet)

Aufrufreihenfolge: 1 (Dieser Job wird in der anzulegenden Kette zuerst ausgeführt)

Aktion: SMS-Versand (Wir senden unserem Kunden die Trackingdaten per E-Mail zu.

Ausführen wenn: Dieser Bereich ermöglicht eine Einschränkung des auszuführenden Jobs. In unserem aktuellen Beispiel ist dies die Sicherstellung, dass ein Versand der angelegten E-Mail nur erfolgt, wenn für den Kundenbeleg eine Trackingnummer (Sendungsnummer) importiert wurde.

Zu wählen ist daher diese Option wie folgt:

Nur auslösen falls Trackingdaten vorhanden: Ja

Aktionsparameter:

Die Aktionsparameter definieren den exakten Ablauf des Jobs, sowie dessen Inhalt. In unserem Beispiel ist dies wie folgt:


0012.png


Empfänger: #dk_mobiltel# (Die E-Mail Adresse des Empfängers. Wir haben hierzu einen Platzhalter gewählt, welcher dynamisch durch die E-Mail Adresse des jeweiligen Kunden ersetztwird. Sie finden diese Platzhalter durch einen Klick auf das Symbol auf der rechten Seite des Eingabefelds.

SMS Text: Unter dem Betreff finden Sie die Eingabemaske für einen Freitext der E-Mail. Wir haben hier einen Text inklusive Platzhalter für die Trackingnummer(n) gewählt:

Sehr geehrter Kunde,

Ihre Bestellung wurde versendet.

Die Trackingnummer lautet: #tracking_nos#

Vorlage: Aus dem hier angebotenen Feld kann ein bestehender Textbaustein gewählt werden, welcher anstelle des Freitextes verwendet werden soll.